As reuniões de trabalho de sua empresa sempre são produtivas?
Nem sempre, porque há um percentual de inúteis reuniões que desperdiçam tempo do capital humano, o bem que deveria ser um dos maiores ativos de qualquer empreendimento que quiser manter-se competitivo no mercado… …REUNIÕES & reuniões… Coloque já um limite quantitativo e qualitativo nas reuniões da empresa. A ‘quantidade’ deve estar intimamente ligada à necessidade real, com exceção das importantes reuniões periódicas para troca de informações (as participativas). A ‘qualidade’ deve estar intimamente ligada a um planejamento prévio, eficaz, porque não devemos detonar nosso precioso tempo, destruir nosso foco e produtividade, com reuniões ineficazes! EFICAZ OU EFICIENTE? Eficaz mesmo. Peter Drucker, o Pai da Administração moderna, nos legou: eficiência é fazer as coisas do modo certo, como realizar as operações com menos recursos e menos tempo, menor orçamento, etc.; eficácia é fazer as coisas certas. Resumindo, mandar fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de pessoas, tempo, etc.), deveria ser o ‘abecedário’ do líder moderno ou um dos ‘segredos’ entre ser Líder e estar líder. Eficaz é fazer reuniões para alinhar estratégias (conceitos) e testar táticas (formas), em busca de resultados eficazes. O Líder eficaz mantém sua equipe atualizada, colhe feedbacks de quem está no Front para fazer trocas de subsídios, cria processos coletivos e individuais para a integração das mudanças e coloca todos no mesmo tom (afina-os). Eficazes fazem todos se sentirem como parte integrante do todo da empresa. E, como ninguém gosta de ser só mais um peão a ser movido, o verdadeiro Líder cuidou disso antes, quando ouviu as ideias dos liderados e os estimulou a compartilhar seus anseios, emoções e sensações com a Equipe. Ou seja, quando envolveu cada mente na Ação. Eficientes fazem reuniões cansativas que duram horas e os assuntos muitas vezes se perdem. Tipo aqueles encontros que ninguém quer participar ou prestar atenção, mas vão porque “ninguém ousa questionar a ordem do chefe”. É comum entre eficientes entediar pessoas, ao percorrerem todos os detalhes de coisas que jamais serão aplicadas. Eficientes deixam de aproveitar oportunidades que se apresentam nas reuniões, como elevar o nível de autoestima dos liderados, mostrar a importância do trabalho dos colaboradores e o quanto eles poderão crescer na empresa. O QUE FAZER PARA TER REUNIÕES DE TRABALHO MAIS PRODUTIVAS? Reuniões podem ser produtivas e cativantes, desde que o objetivo da mesma seja inteligível a todos e norteado a um determinado fim. Provoque a participação ativa dos presentes e estimule diálogos abertos que tragam novas ideias. Tratar tudo muito bem tratado, com todos, quando decidir acionar uma decisão. Estabeleça prazos rígidos para a data de entrega. Mas, antes de marcar esse compromisso, delibere bem com as partes o ponto do “quanto tempo será necessário para realizar a tarefa”. Aconselhável ser tão inflexível na cobrança da data compromissada, quanto você foi flexível na deliberação no “quando será a entrega” (sábio sugerir e negociar uma margem para imprevistos). Gerenciar o tempo planejado para terminar uma reunião é vital, valorize-o resolvendo no início o que ficou decidido anteriormente (compromissos cumpridos ou não). Nunca desvie sua atenção dos assuntos planejados, mas reserve um tempo à humanização, estimulando a inicial confraternização humana que sempre ocorre (o famoso quebra-gelo). Trabalhar para identificar o nível de entendimento dos profissionais que estão sob sua responsabilidade, com o foco de sanar as dúvidas e nortear o dia-a-dia dos Colaboradores, pode ser mais eficaz para quem solicita reuniões, com a intenção de fazer sondagens e ajustes laborais. Aí também está contido outro ‘segredo’ entre ser líder e estar líder. Podemos constatar, numa simples reunião, que a liderança real é exercida por quem é a “autoridade naturalmente reconhecida pelo meio”, independentemente dos cargos presentes no evento. Cuidado, portanto, para não sobrepor-se à cadeia de liderança e cuidado para não deixar que ninguém se sobreponha ao cargo que você ocupa. REUNIÕES COSTUMAM SERVIR À PROCRASTINAÇÃO! Considerando que você queira alcançar a excelência em liderança e alavancar sua carreira profissional, elimine já – em você / em seus liderados – os maus hábitos que normalmente são inconscientemente adquiridos. O maléfico hábito de procrastinar precisa ser banido da vida dos Seres Humanos e das reuniões de trabalho. Note que adiar ações costuma ser um hábito dos procrastinadores contumazes, aqueles que costumam habitar em zonas de conforto. Se for o seu caso, saia já dessa, porque a procrastinação vicia, gera infelicidade e destrói carreiras profissionais. Muitos pensam que controlar os maus hábitos é fundamental. Mas, como o exercício do autocontrole normalmente depende de circunstâncias e/ou pessoas, recomendo o método utilizado para a cura ou inatividade dos compulsivos: “Reconheça já que você é um procrastinador compulsivo para poder dar seu 1º Passo, sempre o mais difícil”! Moracy das Dores é um Mercadólogo reconhecido pelo MEC, especialista em Marketing, Comunicação e Vendas. Atual Consultor de Marketing e Endomarketing da Trade Call Service. Escreveu e publicou dois livros: “Para sua vida melhorar, basta saber negociar” e “O Objetivista e a nova forma de ser e de estar no planeta Terra”.
TERMINOLOGIA e GESTÃO EM CUSTOS INDUSTRIAIS
Normalmente nos deparamos com as seguintes indagações: É custo fixo ou variável? Despesas com matérias primas ou custo com matérias primas? Gastos com imobilização ou Investimento em imobilização? Isto é despesa ou custo? Onde termina o custo do processo produtivo? Mão de obra direta ou indireta? A mão de obra direta é fixa ou variável? A depreciação é custo fixo ou variável? Custo com depreciação ou despesa com depreciação O domínio nas interpretações é fundamental para a correta apropriação dos valores gastos no processo industrial e normalmente as semelhanças nos confundem deixando o profissional um quanto que embaralhado no modo correto das definições em custos. Visando contribuir na linha de pensamento e nas definições através de pesquisa em diversos livros de autores renomados e princípios contábeis internacionalmente aceitos podemos assim definir as principais nomenclaturas o que nos ajudará na apropriação e posteriores análises do processo industrial. Gasto: compra de um produto ou serviço qualquer, que gera um sacrifício financeiro de um ativo (o caixa)) na expectativa de contribuir na geração de uma receita futura. Investimento: Gasto ativado tangível ou intangível (marca) em função de sua vida útil no objetivo de gerar benefício futuro através da geração de caixa. Exemplos: Aquisição de terrenos, máquinas e equipamentos, instalações industriais em bens tangíveis e aquisição ou construção de marcar e patentes, software no caso dos intangíveis Custo: Gasto relativo a um bem ou serviço utilização na produção de outros bens ou serviços, que possuem restrita ligação com o produto ou serviços que será comercializado pela empresa junto ao seu cliente. Exemplos: Matéria prima, mão de obra direta, mão de obra indireta, gastos gerais de fabricação do processo produtivo. Despesa: Bens ou serviços consumidos direta ou indiretamente para a obtenção de receitas. Exemplos: Comissão de vendas, salários da administração, etc. Assim, as despesas são itens que reduzem o caixa de uma empresa (bem ativo) na intenção de alcançar uma receita. Para facilitar nosso entendimento todo produto vendido provocam uma despesa, porém denominou-se em chamar as despesas com restrita ligação ao produto vendido de: “Custo do Produto Vendido” e assim fazendo, aparece na demonstração do resultado do exercício como o primeiro gasto redutor do produto vendido apurando-se o “ Lucro Bruto” ou a “Margem bruta”. Neste conceito, conseguimos visualizar o quanto sobrou de lucro em relação ao preço de venda definido ao cliente em relação ao produto adquirido atender sua necessidade de consumo. Quando você compra uma caneta, tudo o que foi utilizado na sua produção, por exemplo: o plástico ou metal, a tinta; a mão de obra direta e os benefícios e encargos salariais; a mão de obra da supervisão dos gerentes e coordenadores do processo produtivo (mão de obra indireta); a energia; o aluguel; o desgaste das máquinas e equipamentos (depreciação) e outros gastos que tiveram ligação direta a elaboração do produto final, “ a caneta” é um gasto que se chama:custo. Assim conseguimos perceber a satisfação do cliente em pagar um determinado valor por um tipo de produto em relação a outro, devido a qualidade e satisfação ou segurança no atendimento dos seus anseios. O resultado final da venda menos os custos é o lucro bruto ou a margem bruta gerada por um determinado produto. Verificamos neste modelo que não medimos como fator redutor do lucro brutos os outros gastos ou despesas que não são visualizadas pelo cliente no momento em que ele está comprando a mercadoria. Ou seja, o cliente pouco importa se a indústria tem uma outra estrutura de gasto, o que lhe importa é a qualidade do produto que ele está adquirindo decorrente dos materiais que foram utilizados na confecção ou elaboração do bem ou serviço. Todos os demais gastos internos na empresa que não tem relação restrita com a elaboração do produto denominam-se despesa; pois estes gastos não são percebidos pelo cliente no momento da compra do produto que ele está adquirindo. Por exemplo: O cliente que compra uma latinha de cerveja o que lhe importa é a qualidade do produto na utilização da melhor matéria prima e embalagens, e a especificação técnica de como foi produzida; definindo assim o preço compatível a qualidade esperada do produto. Pouco lhe importa os gastos com o pessoal da administração, tal como o valor do salário e seus benefícios, se o prédio da alta administração e está localizado na avenida paulista em São Paulo com ar condicionado ou no anexo da fábrica; o que lhe importa é a qualidade do produto que ele “ o cliente” está adquirindo a um preço justo. Assim, todos os gastos que não possuem ligação direta com o produto são despesas e não compõe o valor do custo do produto vendido na apuração do lucro bruto; e por uma questão gerencial as despesas são registradas após o lucro bruto; ou seja o lucro bruto deve gerar um valor compatível para suportas as despesas administrativas e comerciais; ou numa visão mais criteriosa as despesas administrativas e comerciais tem como limite de gasto um valor inferior ao lucro bruto gerado no objetivo de sobrar um saldo positivo que denomina-se o lucro operacional da empresa. Os conceitos de custos permitem uma expansão das possibilidades de análise da gestão empresarial; pois quando relacionamos a estrutura fixa analisando todos os seus componentes com as unidades a serem produzidas para cobrir estes custos estaremos determinando pontos importantes e fundamentais para um melhor acompanhamento de uma empresa em termos da gestão de compras; comercial e estrutura operacional, assim sendo a análise de custo/volume/lucro conduz a importantes conceitos: composição de custeio variável, margem de contribuição, ponto de equilíbrio e alavancagem financeira. O quadro abaixo exemplifica a comercialização de um mesmo produto vendido ao mesmo preço, porém com estrutura fixa e administrativas variadas entre si. Todas as empresas possuem o mesmo preço e os mesmos gastos com matérias primas, embalagens e mão de obra direta (que são os gastos percebidos pelo cliente); a partir dos gastos com mão de obra indireta percebemos que a empresa A possui o melhor controle dos gastos resultando na melhor