Modelo de contabilização da folha de pagamento
O entendimento sobre um modelo prático para a contabilização da folha de pagamento tem sido um desafio para iniciantes aos profissionais da contabilidade financeira. Em primeiro instante, é preciso entender que os funcionários estão alocados ao seu local de trabalho; que chamamos de departamento, representando a unidade minima administrativa onde os funcionários encontram-se alocados. Assim, uma empresa encontra-se dividida em áreas, que chamamos de departamentos; exemplificamos abaixo algumas das principais segregações (departamentos): Departamento produtivo: Local onde estão alocados os funcionários da produção e que tem contato direto com a manufatura (produção dos produtos) Departamento produtivo direto: Local onde estão alocados os funcionários que atuam diretamente no processo produtivo Departamento produtivo indireto: Local onde estão alocados os funcionários que orientam o pessoal da produção; tais como os gerentes e supervisores do processo produtivo. Departamento administrativo: Local onde estão alocados os funcionários da administração, e quem como função em administrar os recursos alocados dentro de uma empresa; tais como: Departamento de controladoria; departamento financeiro; departamento jurídico, etc. Departamento comercial: Local onde estão alocados os funcionários que atuam diretamente com os clientes, no objetivo de realizar ou impulsionar as vendas; tais como os gerentes e diretores comerciais; representantes de vendas; vendedores; departamento de marketing; etc. Conforme demonstramos acima existem funções específicas e os funcionários são alocados em diversos departamentos dentro de uma empresa; e complementando temos outros departamentos, tais como: da portaria; segurança; almoxarifado e armazenagem. O desafio do processamento da folha de pagamento ao profissional da contabilidade é a correta alocação dos gastos com pessoal aos seus respectivos departamentos e para isto o pleno entendimento da elaboração de um roteiro de contabilização (plano de contas) contribuirá na rápida e correta alocação dos gastos aos seus respectivos departamentos. Afim de facilitar nossa explicação, convencionou-se num modelo prático em elaborar um plano de contas (roteiro para contabilização dos gastos empresariais) em: Grupo de contas do processo produtivo: Neste grupo são classificados os gastos com o pessoal da produção, que denominou-se entendê-los como custos diretos e indiretos; sendo importante a correta classificação, pois este grupo são classificados os gastos alocados a produção e todo o valor contabilização neste grupo, de acordo com o modelo de custo denominado e aceito pela legislação tributária, o custeio por absorção, tornam-se primeiramente estoque e somente são classificados no CUSTO DO PRODUTO VENDIDO no momento da transferência de posse (venda do produto) ao mercado consumidor. Para individualizar os gastos com o pessoal do processo produtos (diretos e indiretos), um modelo aceito é que seja direcionado ao grupo de contas com os dígitos 3.1.1 Grupo de contas do administrativo: Neste grupos são classificados os gastos com o pessoal da administração e que denominou-se entende-los como despesas; pois refere-se aos gastos da administração e este pessoal não tem contato direto com o processo produtivo e de acordo a legislação tributária, o custeio por absorção, estes gastos tornam-se diretamente despesas e não são alocados ao CUSTO DO PRODUTO PRODUZIDO ou VENDIDO, sem transitar ao estoque e no fechamento mensal são alocados diretamente como dedução do lucro, sem transitar ao estoque do produto produzido. Para individualizar os gastos com o pessoal da administração, um modelo aceito é que seja direcionado ao grupo de contas com os dígitos 3.2.1 Grupo de contas do comercial: Neste grupos são classificados os gastos com o pessoal do departamento comercial, vendas e marketing e que denominou-se entende-los como despesas; pois refere-se aos gastos de vendas e este pessoal não tem contato direto com o processo produtivo e de acordo a legislação tributária, o custeio por absorção, estes gastos tornam-se diretamente despesas e não são alocados ao CUSTO DO PRODUTO PRODUZIDO ou VENDIDO, sem transitar ao estoque e no fechamento mensal são alocados diretamente como dedução do lucro, sem transitar ao estoque do produto produzido. Para individualizar os gastos com o pessoal do comercial da administração, um modelo aceito é que seja direcionado ao grupo de contas com os dígitos 3.3.1 Verifique nos parágrafos anteriores que os grupos são segregados pelo segundo dígito de classificação: 3.1.1; 3.2.1 e 3.3.1. Os 03 primeiros dígitos representam os grupos e os demais, dígitos a partir daí representam as contas contábeis de acordo aos eventos que direcionam os gastos, o modelo abaixo demonstra a segregação contábil dos eventos de acordo a departamentalização. Verifique que as nomenclaturas (nomes das contas, são praticamente os mesmos, o que individualiza os gastos são as classificações ao seu respectivos grupos, os gastos do processo produtivo no grupo de contas: 3.1.1. os gastos da administração no produto de contas: 3.2.1 e os gastos do comercial no grupo de contas: 3.3.1 Para um melhor desmembramento e simplificação, podemos utilizar de um artifício ainda mais valioso que denominamos o grupo dos centro de custos; assim numa fábrica de cerveja ou refrigerantes temos os seguintes departamentos: Departamento de processo: Onde ocorre a fabricação do produto (cerveja ou refrigerante) Departamento de maturação: Onde ocorre um período em que a cerveja ou refrigerante entra num processo de purificação ou decantação Departamento de envase: Onde o produto já pronto são alocados as latas ou vasilhames Visando individualizar os gastos dos departamentos do processo produtivo, podemos agregar as seguintes classificações complementares as contas anteriormente apresentadas: Departamento de processo: Centro de custo 11. 101 Departamento de maturação: Centro de custo 11.102 Departamento de envase: Centro de custo 11.103 Exemplos: Os gastos com salários do processo produtivo do departamento do processo seria classificado no seguinte modo: 3.11.03.01.01 (conta de salários) 11.101 (centro de custo da produção) Os gastos com salários do processo de maturação do departamento do processo seria classificado no seguintes modo: 3.11.03.01.01 (conta de salários) 11.102 (centro de custo da maturação) E finalmente, os gastos com salários do processo de envase do departamento do processo seria classificado no seguintes modo: 3.11.03.01.01 (conta de salários) 11.103 (centro de custo do envase) Verifique que a única alteração de individualização foi o centro de custo e a conta é a mesma, assim se uma empresa tiver um gasto no valor de R$ 500.000,00 classificada na conta 3.11.03.01.01, podemos segregar os gastos efetuando a abertura