As micro e pequenas empresas (MPEs) são as maiores responsáveis pela geração de renda e pelo impulsionamento da economia no Brasil. Segundo um levantamento feito pelo Sebrae, as MPEs representam 99% de todas as empresas no país, geram 55% dos empregos com carteira assinada e respondem por 30% do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro.Apesar do desempenho positivo dos pequenos negócios, outro estudo do Sebrae aponta um dado preocupante: quase 60% das MPEs encerram suas atividades após os cinco primeiros anos. Ainda de acordo com a pesquisa, 17% desses empreendedores não fizeram nenhum planejamento, enquanto 59% disseram que a gestão foi realizada apenas nos seis primeiros meses. “A falta de um bom plano financeiro, a ausência de gestão e o fato de não conhecer o mercado estão entre os motivos que levam ao fechamento do negócio”, comenta Paulo Marcelo Ribeiro, dirigente institucional da Faculdade Sebrae.
O planejamento estratégico (PE), assim como nas grandes organizações, também é essencial para a sobrevivência e o crescimento estruturado das MPEs. É uma maneira eficaz de orientar os empreendedores na tomada de decisão, diminuir os riscos e evitar erros que possam comprometer o sucesso do negócio. “As empresas que estabelecem objetivos claros, experimentam uma maior eficiência operacional, crescimento e melhor margem de lucro, contribuindo para a sua sustentabilidade a longo prazo”, afirma o Adm. Fernando Lage, sócio da KPMG Brasil e coordenador do Grupo de Governança, Riscos e Compliance do CRA-SP.
Embora muitos gestores tenham ciência de que o planejamento pode melhorar seus processos, boa parte deles ainda falha no momento de colocá-lo em prática, por não saberem como levantar informações relevantes para criar o negócio. Por mais que pareça complexo, Lage explica que um planejamento estratégico eficiente deve ser estruturado de maneira simples, com foco nas áreas mais críticas, e ter objetivos de curto, médio e longo prazo estabelecidos de forma clara, mensurável e alcançável.
Etapas do planejamento estratégico
Paulo Marcelo Ribeiro
Um bom planejamento estratégico começa com uma séria análise de mercado e cenários do negócio, antes mesmo da abertura da empresa. Nesse primeiro passo, explica Ribeiro, o empreendedor precisa conhecer a concorrência, buscar informações sobre o setor e avaliar se vale a pena investir nesse ramo de atividade.
Em seguida, vem a definição de metas e objetivos. Nessa etapa, o empreendedor identifica onde ele está, para onde quer ir e como chegar lá. Define, também, a missão e os valores, seus diferenciais e o futuro da organização.
No terceiro passo é hora de o plano de negócio ser desenvolvido. Ele carece de mais dedicação do empreendedor, porque é nessa fase que as estratégias para alcançar os objetivos começam a ser traçadas. O empreendedor decide, por exemplo, se vai trabalhar com parcerias, se vai ter representantes comerciais ou vender só pela internet. Definidos esses detalhes, é hora de montar um bom plano de trabalho e pôr em prática as ações que vão levá-lo ao seu objetivo.
“Atendi um empreendedor que montou um e-commerce de produtos da Rua 25 de Março (maior centro popular de compras de São Paulo). Ao invés de investir em um estoque, ele abriu um escritório nessa rua e, quando vendia um produto, descia, comprava e despachava no correio. Isso facilitou a logística e, por não ter estoque, ele não corria o risco de ficar com o dinheiro empatado em mercadorias que não foram vendidas. Então, há uma série de estratégias que podem ser implementadas para otimizar o negócio”, conta Ribeiro.
Por fim, é recomendável aplicar um ciclo de avaliação e monitoramento do planejamento. “Sempre indicamos fazer um plano pensando em um horizonte maior, como por exemplo onde você quer que a empresa esteja daqui cinco anos. No entanto, é importante revisitar todo o plano, pelo menos, uma vez ao ano, para ver se atingiu os resultados e corrigir as rotas, se necessário”, sugere o dirigente da Faculdade Sebrae.
Ferramentas de planejamento estratégico
Em cada etapa do planejamento, o empreendedor tem acesso a uma série de informações a serem avaliadas. Segundo Lage, a tomada de decisão no negócio deve acontecer com base nos dados e análises, e não apenas na intuição. “Isso aumenta as chances de sucesso das iniciativas e investimentos”, afirma.
De acordo com o professor do curso de Administração da ESPM, Jaércio Barbosa, há três tipos de dados que precisam ser analisados: os da empresa, como custo, vendas, público-alvo, capacidade de produção, orçamento e receitas; os da concorrência, ou seja, se o concorrente cresceu, diminuiu e se tem o mesmo público; e os dados macroambientes, que analisam fatores externos mais amplos, como o social, econômico, tecnológico e político. “O gestor vai transformar esses dados em informação e estruturá-los para, a partir daí, conseguir entender o que é importante para sua empresa”, diz o docente.
Além das ferramentas típicas da Administração (veja box abaixo), o professor da ESPM sugere o uso da inteligência artificial para maximizar o processo de planejamento. E, para quem precisa de opções mais baratas, as versões gratuitas do Trello e da Assana, assim como os aplicativos do Sebrae e da prefeitura de São Paulo, por exemplo, podem auxiliar na organização do negócio.
Como o ideal é simplificar ao máximo esse processo, o docente recomenda também a técnica de Metas SMART, fundamentada em cinco pilares básicos (específica, mensurável, atribuível, realista e temporal), que colaboram para a correta aplicação de metas e auxiliam no acompanhamento dos resultados; além da matriz Ansoff, uma ferramenta que permite às empresas analisarem diferentes opções de crescimento e optarem pela estratégia mais adequada aos objetivos organizacionais.
Desafios de gestão das PMES
Falta de apoio, sobrecarga de trabalho, acúmulo de funções e conhecimento limitado são alguns desafios que o pequeno e médio empresário enfrenta em sua empresa, conforme aponta a pesquisa “Cabeça de Dono”, realizada pelo Instituto Locomotiva para o Itaú Empresas, que ouviu 1001 empreendedores.
De acordo com o estudo, dos 98% dos entrevistados que participam diretamente de decisões estratégicas do negócio, 37% deles assumem sozinhos todas as decisões e direcionamentos estratégicos de ao menos uma área. Já entre os 96% que também executam tarefas operacionais, 33% disseram ser os únicos responsáveis pela execução de atividades cotidianas em um ou mais setores.
A sobrecarga de trabalho, além de desgastar o empreendedor, também o impede de encontrar novos caminhos para inovar seu negócio. “O empreendedor precisa sair da rotina operacional e começar a estruturar seu crescimento, identificando novas oportunidades e segmentos”, comenta o professor da ESPM.
O estudo destaca, ainda, que a sensação de solidão é algo muito presente na jornada empreendedora. Do total de respondentes, 57% gostariam de poder dialogar mais com outros empresários e gestores para compartilhar experiências, dificuldades e soluções. “O empreendedor precisa entender quais são suas habilidades, o que é o seu core business e o que dá para ser feito em parceria. Assim, ele aumenta sua capacidade de produção sem ter que investir mais. As grandes empresas que dão certo não fazem tudo sozinhas, pelo contrário, elas criam redes que ajudam a fazer uma parte do trabalho”, orienta Ribeiro.
Engajamento do time
Além de parcerias e terceirização de serviços, incluir os funcionários no processo de construção do planejamento estratégico ajuda o empreendedor a estruturar objetivos mais reais, pois são eles que estão na operação, e também traz alívio para a intensa demanda de trabalho do gestor, tornando o processo mais colaborativo e eficaz. “Envolver os colaboradores na fase inicial de definição da estratégia gera um sentimento de pertencimento e comprometimento com a execução do plano”, afirma Lage.
Outro ponto importante que favorece o engajamento da equipe na execução do plano estratégico é premiar suas boas práticas. “Se o profissional atingiu a meta, por exemplo, ele deve ser recompensado. Isso o motiva a continuar fazendo o certo e a crescer”, completa Ribeiro.
Para que esse processo seja eficiente, complementa Lage, a comunicação transparente é essencial, pois permite que os colaboradores entendam os objetivos e metas, bem como compreendam o seu papel nesse contexto. “Prover feedbacks regularmente e fornecer treinamentos e oportunidades de desenvolvimento para os profissionais demonstra compromisso da empresa com o crescimento dos colaboradores”, conclui o sócio da KPMG.
Como fazer?
Para facilitar a construção de um bom planejamento estratégico, bem como seu acompanhamento e gestão, o Adm. Fernando Lage destaca alguns recursos e ferramentas da Administração:
– Análise SWOT: identifica as forças, fraquezas, oportunidades, e ameaças de um negócio;
– Análise PEST: avalia como as mudanças políticas, econômicas, sociológicas e tecnológicas podem influenciar o ambiente empresarial;
– Matriz BCG: analisa carteiras de produtos e serviços de uma empresa;- Canvas do Modelo de Negócio: esboça e desenvolve modelos de negócio novos ou já existentes;
– Planejamento de Cenários: oferece aos líderes uma série de possíveis cenários futuros;
.- Avaliação de Riscos Corporativos: faz a gestão de riscos empresariais e a análise de oportunidades relacionadas ao alcance de objetivos;
– Balanced Scorecard: metodologia de medição e gestão de desempenho;
– OKRs: metodologia de desdobramento de metas a partir da definição de objetivos.
Na playlist Explica ADM, do Canal A Serviço da Administração, é possível encontrar vídeos curtos e didáticos sobre as principais ferramentas de gestão usadas na hora de fazer o planejamento estratégico. Saiba mais: https://www.youtube.com/playlist?list=PLlZPIGqecBAWqjte2WCJM-IUDlot-6XOw
Crescendo de forma estruturada
Fundada em fevereiro deste ano, a consultoria SPCOMEX tem conquistado seu lugar no mercado com a implementação de softwares de gestão de comércio exterior. A empresa familiar começou com um time enxuto. Beatriz Camargo, analista de negócios, conta que além dela e dos pais, a equipe conta com apenas mais um integrante, que não é da família.
Ela revela que em apenas seis meses, a SPCOMEX já contava com cinco clientes. Junto com o crescimento, os primeiros planos estratégicos da empresa foram desenhados. “Estamos definindo nossa cultura, objetivos e valores, analisando o que está dando certo, aonde queremos chegar, enfim, fazendo a análise swot do negócio. Estou aplicando muitas ferramentas que aprendi na faculdade de empreendedorismo do Sebrae”, revela Beatriz.
Desde o início da jornada, a consultoria conta com a mentoria e o suporte de professores do Sebrae. “Quem tem contato tem tudo. Não preciso saber todas as coisas, basta conhecer uma pessoa que tenha o conhecimento que preciso para ajudar. Até pelo fato de termos recursos limitados, procuramos criar bons networks”, comenta a analista de negócios.
Quanto ao monitoramento do plano estratégico, Beatriz revela que ele é feito uma vez por mês, momento em que é avaliado se a dinâmica está correta e o que pode ser melhorado. “Como a empresa ainda é pequena, conseguimos fazer os ajustes com mais agilidade”, afirma
Como os profissionais de Administração veem o PE?
O CRA-SP promoveu, em outubro deste ano, um levantamento para saber como os profissionais de Administração veem e participam dos planejamentos estratégicos nas empresas nas quais trabalham.
O estudo, que ouviu 277 registrados, mostrou que os profissionais que mais disseram trabalhar em locais com um PE estruturado foram os de grandes organizações. Já os colaboradores de micro e pequenas empresas foram os que menos afirmaram isso. No entanto, as PMEs, quando conseguem definir um planejamento estratégico, tendem a comunicá-lo melhor internamente, em comparação às empresas maiores.
O levantamento ainda mostrou que a falta de indicadores claros, a comunicação ineficaz e a falta de alinhamento com a cultura organizacional foram os três principais desafios apontados na hora de implementar um planejamento estratégico, independente do porte da empresa.
Confira os resultados deste e de outros levantamentos do CRA-SP no endereço: www.crasp.gov.br/crasp/site/imprensa/levantamentos-com-registrados
FONTE: CONSELHO REGIONAL DE ADMINISTRAÇÃO
https://crasp.gov.br/admpro//site/materias-em-destaque/pequeno-sim-sem-planejamento-nunca
