Um enfoque prático na Gestão de Projetos das organizações
Embora o conceito de projetos e sua gestão possa parecer óbvio para muitas pessoas no mundo corporativo, ter o correto conhecimento das metodologias, ferramentas e o mais importante, a apropriação da gestão de projetos, faz toda a diferença no atingimento das entregas propostas! O gerenciamento de projetos vai muito além de um conjunto de processos burocráticos: trata-se de metodologias que permitem transformar ideias em realidade. No caso, transformar ideias em resultados lucrativos para as organizações, por meio de boas práticas possam permitir que a empresa cresça e perenize seu negócio. Uma vez implantada corretamente nas organizações, a gestão de projetos oportuniza vários benefícios nas organizações, conforme abaixo: Fundamental lembrar que a escolha dos projetos deve estar alinhados ao planejamento estratégico da organização. Perfil de um gestor de projetos Como ponto de partida para a gestão de projetos, é necessário que seja nomeado um gestor de projetos para tal tarefa. O perfil deste gestor deverá ser tanto de um maestro, sendo aquele que conhece e reconhece muito bem o papel de cada integrante da orquestra (em nosso caso, do projeto) como também, que atue como um guardião dos conhecimentos da metodologia, estabelecendo e acompanhando as rotinas da gestão. No perfil deste gestor, deverá haver um equilíbrio de habilidades técnicas, interpessoais e conceituais para análise das situações e interação adequada nos trabalhos do projeto. Dentre as habilidades interpessoais podemos destacar: Liderança Desenvolvimento de equipe Motivação Comunicação Influência Conhecimento político e cultural Negociação Portanto, um dos fatores chave para o sucesso de um projeto, é a escolha do gestor de projetos. Alguém extremamente técnico, ou alguém muito voltado à área de clientes, talvez não seja a melhor escolha. O ideal é buscar por alguém que possa ser um “meio termo” entre estes aspectos. Alguns conceitos Para que a condução de projetos seja feita de forma eficiente, é necessário entender alguns conceitos básicos da Gestão de Projetos, tais como: O que é um projeto O que é a gestão de projetos Importância do gerenciamento de projetos O que é Termo de Abertura de Projetos Como fazer essa gestão Ferramentas de gestão Primeiramente, o que é um projeto? Um projeto pode ser definido como um empreendimento temporário para criar produtos, serviços ou qualquer outro resultado único. Projetos nascem de necessidades, crescem a partir de ideias e se concretizam com recursos materiais e intelectuais. Para que exista um projeto, é preciso um objetivo definido, uma prazo, pessoas para realizar as atividades e recursos destinados ao processo. É a partir disso que se faz necessário uma gestão de projetos. O que é gestão de projetos? A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, técnicas e habilidades na elaboração de atividades para atingir determinados objetivos. Em resumo, é uma metodologia que permite transformar estratégias em resultados, em especial no contexto de negócios. Na história, a gerência de projetos como disciplina foi criada nos campos da construção e da engenharia mecânica e evoluiu dentro da administração científica. Hoje, a maioria das atividades de uma organização podem ser vistas como projetos, o que faz dessa gestão uma base obrigatória para os negócios. Importância da gestão de projetos A gestão de projetos é fundamental para reduzir os riscos de fracasso e controlar todas as etapas envolvidas, bem como garantir a qualidade dos resultados. Assim, é possível gerenciar projetos de forma eficiente, ou seja, atingindo os objetivos e otimizando recursos. Diversas áreas do conhecimento, como a gestão de escopo, a gerência do tempo, a gerência da qualidade e a gestão de custos são integradas para esse fim. Isso aumenta o desempenho das empresas e agrega valor ao negócio, pois é o verdadeiro alicerce do pensamento empresarial. O gerenciamento de projetos é tão importante que possui seu próprio instituto, o PMI (Project Management Institute), uma entidade sem fins lucrativos que propaga as melhores práticas dessa atividade. O PMI é responsável por um guia sobre gerir projetos, conhecido como PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), e por fazer estudos na área. Um desses estudos constatou que, desde 2013, houve uma queda de 27% no volume de recursos que as empresas desperdiçam devido ao baixo desempenho em projetos. Apesar da boa notícia, as organizações ainda perdem quase 10% de cada dólar investido por conta da má gerência de projetos. Por outro lado, as empresas campeãs no quesito têm taxas de sucesso de até 92% em seus projetos, e amadurecem continuamente seus talentos, capacidades e cultura. Termo de Abertura de Projeto: o que é isso? O TAP, ou Termo de Abertura de Projeto, é um documento que inaugura todo o processo, autorizando a alocação de recursos organizacionais e início das atividades. Mais do que uma simples formalização, o TAP serve como base para o gerente de projetos e equipe, pois contém informações essenciais, como o objetivo, expectativas, prazos e orçamento. Alguns pontos que não podem faltar no TAP são as entregas previstas do projeto, possíveis riscos, recursos e custos necessários, critérios de avaliação, restrições e seleção da equipe. Como fazer a gestão de projetos Agora que você já descobriu o que é gestão de projetos e sua aplicação, vale a pena compreender, passo a passo, como aprimorar esse controle na sua empresa. Para isso, é necessário considerar inicialmente as particularidades de cada negócio. No Guia PMBOK, são definidas quatro etapas principais para a realização de um projeto: (1) início, (2) organização e preparação, (3) execução do trabalho previsto e (4) finalização. Além disso, o processo de gerir projetos é dividido em cinco grupos, que vamos acompanhar no passo a passo a seguir: Iniciando o projeto No grupo de processos de iniciação, o ciclo de vida do projeto é definido em todas as suas fases. Nessa primeira etapa, você precisa levantar as necessidades das partes interessadas, conseguir as autorizações necessárias e provar o valor do projeto para a empresa. Geralmente, o início oficial do projeto se dá com a assinatura do TAP pelo gestor responsável, que já contém todas as informações relevantes sobre a concepção, planejamento e execução da ideia. Focando no planejamento Naturalmente, o planejamento é a fase mais