O entendimento sobre um modelo prático para a contabilização da folha de pagamento tem sido um desafio para iniciantes aos profissionais da contabilidade financeira.
Em primeiro instante, é preciso entender que os funcionários estão alocados ao seu local de trabalho; que chamamos de departamento, representando a unidade minima administrativa onde os funcionários encontram-se alocados.
Assim, uma empresa encontra-se dividida em áreas, que chamamos de departamentos; exemplificamos abaixo algumas das principais segregações (departamentos):
- Departamento produtivo: Local onde estão alocados os funcionários da produção e que tem contato direto com a manufatura (produção dos produtos)
- Departamento produtivo direto: Local onde estão alocados os funcionários que atuam diretamente no processo produtivo
- Departamento produtivo indireto: Local onde estão alocados os funcionários que orientam o pessoal da produção; tais como os gerentes e supervisores do processo produtivo.
- Departamento administrativo: Local onde estão alocados os funcionários da administração, e quem como função em administrar os recursos alocados dentro de uma empresa; tais como: Departamento de controladoria; departamento financeiro; departamento jurídico, etc.
- Departamento comercial: Local onde estão alocados os funcionários que atuam diretamente com os clientes, no objetivo de realizar ou impulsionar as vendas; tais como os gerentes e diretores comerciais; representantes de vendas; vendedores; departamento de marketing; etc.
Conforme demonstramos acima existem funções específicas e os funcionários são alocados em diversos departamentos dentro de uma empresa; e complementando temos outros departamentos, tais como: da portaria; segurança; almoxarifado e armazenagem.
O desafio do processamento da folha de pagamento ao profissional da contabilidade é a correta alocação dos gastos com pessoal aos seus respectivos departamentos e para isto o pleno entendimento da elaboração de um roteiro de contabilização (plano de contas) contribuirá na rápida e correta alocação dos gastos aos seus respectivos departamentos.
Afim de facilitar nossa explicação, convencionou-se num modelo prático em elaborar um plano de contas (roteiro para contabilização dos gastos empresariais) em:
Grupo de contas do processo produtivo: Neste grupo são classificados os gastos com o pessoal da produção, que denominou-se entendê-los como custos diretos e indiretos; sendo importante a correta classificação, pois este grupo são classificados os gastos alocados a produção e todo o valor contabilização neste grupo, de acordo com o modelo de custo denominado e aceito pela legislação tributária, o custeio por absorção, tornam-se primeiramente estoque e somente são classificados no CUSTO DO PRODUTO VENDIDO no momento da transferência de posse (venda do produto) ao mercado consumidor. Para individualizar os gastos com o pessoal do processo produtos (diretos e indiretos), um modelo aceito é que seja direcionado ao grupo de contas com os dígitos 3.1.1
Grupo de contas do administrativo: Neste grupos são classificados os gastos com o pessoal da administração e que denominou-se entende-los como despesas; pois refere-se aos gastos da administração e este pessoal não tem contato direto com o processo produtivo e de acordo a legislação tributária, o custeio por absorção, estes gastos tornam-se diretamente despesas e não são alocados ao CUSTO DO PRODUTO PRODUZIDO ou VENDIDO, sem transitar ao estoque e no fechamento mensal são alocados diretamente como dedução do lucro, sem transitar ao estoque do produto produzido. Para individualizar os gastos com o pessoal da administração, um modelo aceito é que seja direcionado ao grupo de contas com os dígitos 3.2.1
Grupo de contas do comercial: Neste grupos são classificados os gastos com o pessoal do departamento comercial, vendas e marketing e que denominou-se entende-los como despesas; pois refere-se aos gastos de vendas e este pessoal não tem contato direto com o processo produtivo e de acordo a legislação tributária, o custeio por absorção, estes gastos tornam-se diretamente despesas e não são alocados ao CUSTO DO PRODUTO PRODUZIDO ou VENDIDO, sem transitar ao estoque e no fechamento mensal são alocados diretamente como dedução do lucro, sem transitar ao estoque do produto produzido. Para individualizar os gastos com o pessoal do comercial da administração, um modelo aceito é que seja direcionado ao grupo de contas com os dígitos 3.3.1
Verifique nos parágrafos anteriores que os grupos são segregados pelo segundo dígito de classificação: 3.1.1; 3.2.1 e 3.3.1.
Os 03 primeiros dígitos representam os grupos e os demais, dígitos a partir daí representam as contas contábeis de acordo aos eventos que direcionam os gastos, o modelo abaixo demonstra a segregação contábil dos eventos de acordo a departamentalização. Verifique que as nomenclaturas (nomes das contas, são praticamente os mesmos, o que individualiza os gastos são as classificações ao seu respectivos grupos, os gastos do processo produtivo no grupo de contas: 3.1.1. os gastos da administração no produto de contas: 3.2.1 e os gastos do comercial no grupo de contas: 3.3.1
Para um melhor desmembramento e simplificação, podemos utilizar de um artifício ainda mais valioso que denominamos o grupo dos centro de custos; assim numa fábrica de cerveja ou refrigerantes temos os seguintes departamentos:
- Departamento de processo: Onde ocorre a fabricação do produto (cerveja ou refrigerante)
- Departamento de maturação: Onde ocorre um período em que a cerveja ou refrigerante entra num processo de purificação ou decantação
- Departamento de envase: Onde o produto já pronto são alocados as latas ou vasilhames
Visando individualizar os gastos dos departamentos do processo produtivo, podemos agregar as seguintes classificações complementares as contas anteriormente apresentadas:
- Departamento de processo: Centro de custo 11. 101
- Departamento de maturação: Centro de custo 11.102
- Departamento de envase: Centro de custo 11.103
Exemplos:
- Os gastos com salários do processo produtivo do departamento do processo seria classificado no seguinte modo: 3.11.03.01.01 (conta de salários) 11.101 (centro de custo da produção)
- Os gastos com salários do processo de maturação do departamento do processo seria classificado no seguintes modo: 3.11.03.01.01 (conta de salários) 11.102 (centro de custo da maturação)
- E finalmente, os gastos com salários do processo de envase do departamento do processo seria classificado no seguintes modo: 3.11.03.01.01 (conta de salários) 11.103 (centro de custo do envase)
Verifique que a única alteração de individualização foi o centro de custo e a conta é a mesma, assim se uma empresa tiver um gasto no valor de R$ 500.000,00 classificada na conta 3.11.03.01.01, podemos segregar os gastos efetuando a abertura da alocação aos centros de custos, se tivermos um gasto no valor de R$ 150,000,00 no departamento de processo e R$ 150.000,00 no departamento de maturação e R$ 200.000,00 no departamento de envase, basta apenas solicitar o desmembramento analítico dos centros de custos: 11.101 (processo); 11.102 (maturação) e 11.103 (envase).
No modelo do plano de contas acima, cada gasto possuiu uma conta contábil para facilitar o desmembramento de acordo aos seus eventos; as despesas com horas extras possui um código específico, que recebeu a classificação: 3.11.03.01.02, e assim sucessivamente.
Todos os gastos com o pessoal do administrativo são classificados no grupo de conta 3.2.1 e os gastos com salários do administrativos será classificado na conta: 3.21.05.01.01; e os gastos com salários do pessoal do comercial será classificado no grupo 3.3.1 que agrupa a conta: 3.31.05.01.01.
Exemplo de classificação contábil:
- Salários do pessoal da produção no valor de R$ 1.645.000,00 foi desmembrado aos seguintes departamentos: Departamento de Produção no valor de R$ 740.250,00 (45%); Departamento de Maturação no valor de R$ 411.250,00 (25%) ; Departamento de Envase no valor de R$ 493,500,00 (30%). Os Encargos patronais seguiram a mesma proporcionalidade dos Salários do pessoal da produção.
- Debitar: 3.11.03.01.01 (conta) 11.101 (centro de custo produção) R$ 740,250,00
- Debitar: 3.11.03.01.01 (conta) 11.102 (centro de custo maturação) R$ 411.250,00
- Debitar: 3.11.03.01.01 (conta) 11.103 (centro de custo envase) R$ 495.500,00
- Creditar: 2.01.01.01.01 (conta de salário a pagar – passivo) R$ 1.645.000,00
Encargos patronais: classificar de acordo as alíquotas nas contas de custos a débito, levando em consideração os respectivos centros de custos.
2) Salários do pessoal do comercial foi desmembrado aos seguintes departamentos: Departamento de Marketing no valor de R$ 822.500,00 (50%); departamento de Vendas no valor de R$ 822.500,00 (50%). Os Encargos patronais seguiram a mesma proporcionalidade dos salários do comercial
- Debitar: 3.31.05.01.01 (conta) 13.101 (centro de custo de marketing) R$ 822.500,00
- Debitar: 3.31.05.01.01 (conta) 13.102 (centro de custo de vendas) R$ 822.500,00
- Creditar: 2.01.01.01.01 (conta de salário a pagar – passivo) R$ 1.645.000,00
3) Salários do pessoal do administrativo foi desmembrado aos seguintes departamentos: Departamento de Controladoria no valor de R$ 253.500,00 (30%); departamento financeiro no valor de R$ 211.250,00 (25%) e departamento jurídico no valor de R$ 380.250,00 (45%).
- Debitar: 3.21.05.01.01 (conta) 12.101 (centro de custo da controladoria) R$ 253.500,00
- Debitar: 3.21.05.01.01 (conta) 12.102 (centro de custo do financeiro) R$ 211.250,00
- Debitar: 3.21.05.01.01 (conta) 12.103 (centro de custo jurídico) R$ 380.250,00
- Creditar: 2.01.01.01.01 (conta de salário a pagar – passivo) R$ 845.000,00
Conforme apresentamos acima, a classificação contábil segrega os eventos (gastos) a sua localização o que facilita ao gestor empresarial a identificação valores as suas respectivas áreas de responsabilidades.
Apresentamos abaixo um modelo de cálculo da folha de pagamento do pessoal horista:
Modelo de contabilização do quadro acima: considerando que funcionário trabalhe no departamento de fabricação:
- Debitar: 3.11.03.01.01 (conta salários) 11.101 (centro de custo produção) R$ 4.801,28
- Debitar: 3.11.03.01.01 (conta salários) 11.101 (centro de custo produção) R$ 1.200,32
- Debitar: 3.11.03.01.07 (conta férias) 11.101 (c.custo produção) R$ 2.500,53
- Creditar: 2.01.01.02.02 (conta INSS a pagar) R$ 608,54
- Creditar: 2.01.01.02.01 (conta IRPF a pagar) R$ 1.059,63
- Creditar: 3.11.03.01.10 (reembolso vale transporte) 11.101 (c.custo produção) R$ 288,08
- Creditar: 2.01.01.01.01 (salários a pagar – conta passivo) R$ 6.045.98
(*) verifique que a contabilização a débito é o total de todos os gastos (salários, DRS, férias) e a crédito o funcionário recebe somente o valor líquido deduzido do IMPOSTO DE RENDA e INSS, tanto quanto do reembolso do vale transporte.
Abaixo os encargos sociais e as respectivas alíquotas patronais:
Modelo de cálculo de férias com 20 dias
Modelo de cálculo do salário mensalista
Modelo de férias do mensalista
Assim é de responsabilidade do contador o pleno entendimento dos gastos em suas classificações contábeis e acordo ao seu evento nas contas de custos e despesas alocadas aos seus respectivos centros de custos.
Material para download
Um bom estudo
Prof. Alexandre Wander
