O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO FORTALECENDO OS NEGÓCIOS EM TEMPOS DE PANDEMIA

Da segunda metade do século 20 até hoje, a palavra “mudança” se tornou um dos termos mais praticados. E 2020 que o diga!

Dentre essas mudanças, muitos dos hábitos de compra e consumo sofreram vários impactos, como podemos verificar:

De acordo com a Kantar Insights, 77% dos brasileiros estão prestando mais atenção nos preços, sendo que 75% estão consumindo produtos de mercados menores e perto de casa e outros 68% estão preferindo utilizar pagamentos eletrônicos (cartões e mobile). Muitos brasileiros já afirmam que vão continuar comprando on-line depois da pandemia.

A pandemia tem nos mostrado como marcas que se importam com as pessoas podem lucrar. Dessa forma, a tendência apontada nos últimos anos para o consumo de marcas conscientes e responsáveis com o meio ambiente e o social está cada dia tomando mais forma e continua sendo uma grande possibilidade para o futuro.

Ela também veio nos mostrar quanto estamos conecta- dos e interligados, ao passo que algumas mudanças de hábito já parecem nos apontar um caminho de relações mais locais durante algum tempo. As pessoas estão saindo menos dos seus bairros para consumir. Esse movimento pode se refletir em mudanças a longo prazo também, em que iremos observar a existência de comunidades mais fortes e interligadas.

Diante desse cenário e pensando agora no mundo corporativo, o planejamento estratégico na pandemia se tornou essencial para a sobrevivência das empresas, sendo que independente do seu porte e segmento, se faz necessário ter um plano de ação.

De acordo com dados da Agência IBGE, entre 1,3 milhão de empresas que no início do 1º semestre de 2020 estavam com atividades encerradas temporária ou definitivamente, 39,4% apontaram como causa as restrições impostas pela Covid-19. Esse impacto no encerramento de companhias foi disseminado em todos os setores da economia, chegando a 40,9% entre as empresas do comércio, 39,4% dos serviços, 37% da construção e 35,1% da indústria.

Ainda de acordo, com a Agência IBGE, para sete em cada dez empresas em atividade, a pandemia implicou diminuição sobre as vendas ou serviços comercializados na primeira quinzena de junho em relação ao período anterior ao início do isolamento social. O impacto foi maior entre as companhias de pequeno porte, com até 49 funcionários, em que 70,9% reportaram redução nas vendas.

Mas o mesmo foi percebido por 62,9% das empresas do porte intermediário (entre 50 e 499 pessoas ocupadas) e 58,7% das empresas de maior porte (acima de 499 funcionários). Entre os setores, a redução nas vendas foi maior na construção (73,1%) e nos serviços (71,9%), especialmente aqueles prestados a famílias (84,5%) e no comércio (70,8%), com destaque para a venda de veículos, peças e motocicletas (75,5%). Na indústria, 65,3% das empresas reportaram redução nas vendas.

Cerca de 60% das empresas relataram maior dificuldade na capacidade de fabricar produtos e de atendimento aos clientes durante a primeira quinzena de junho em relação ao período anterior ao início da pandemia – reportado por 67,2% das empresas do comércio, 65,5% da construção e 59,5% dos serviços.

Outras 60,8% revelaram ter sentido dificuldade no acesso aos fornecedores, com impacto maior no comércio (74,0%), especialmente na comercialização de veículos, peças e motocicletas (87,4%). Na indústria, essa impressão foi reportada por 62,7% das empresas em funcionamento.

Foram tomadas, então, pelas empresas algumas medidas visando minimizar o impacto da Covid-19, conforme o gráfico abaixo:

Além dessas medidas, o local empresarial precisou ser transferido, passando a ocupar a sala ou escritório de muitas casas. As reuniões não são presenciais, mas on-line. Os eventos e viagens precisaram ser suspensos por tempo indeterminado. Investimentos antes previstos, foram eliminados ou otimizados.

Os investimentos em TI, no entanto, ganharam destaque, o que deverá ser uma tendência daqui por diante.

Todo esse cenário inesperado exigiu mudanças de planos. Afinal, houve um “desvio de direção” e não se sabe até quando isso vai durar. A única certeza de que temos é que existe um novo normal.

Sendo assim, é preciso rever o planejamento estratégico na pandemia para que as empresas sobrevivam e saiam dessa fase com os melhores resultados possíveis! Cabe, porém, ressaltar que esse plano deve ser revisado sempre, independentemente de qualquer nova crise!

Conceitualmente, o planejamento estratégico representa uma incessante busca por melhorias que devem ser desenvolvidas dentro do ambiente corporativo

Do ponto de vista prático, o Planejamento Estratégico busca inicialmente mapear a situação atual, definir a visão de futuro e as ações estratégicas para se alcançar os objetivos, definindo a Missão que é a razão de existir da empresa. Temos também a Visão, que define aonde pretendemos chegar (por exemplo, onde a empresa deverá estar em dois anos, seja financeiramente ou em termos de reconhecimento) e, por fim, quais são os Valores, as diretrizes para orientar as nossas atitudes e comportamentos.

Para as Ações Estratégicas que correspondem ao detalhamento dos planos, temos então o momento em que definimos “quem” vai fazer “o que” e “quando”. Vale dizer que para que tenham êxito, é necessário que a alta direção “compre” a ideia, legitimando e em ponderado os níveis abaixo de gestão.

Para se construir uma Visão de Futuro eficiente e coerente com a empresa, é importante seguir alguns passos. A princípio, é essencial que se comece pelo sonho, imagine-se no momento para o qual você está fazendo o Planejamento e nesse sonho visite sua empresa, o mercado, seus resultados financeiros. Em seguida, estabeleça acordos para essa visualização e reveja o que idealizou com os pés no chão, deixando de lado as ideias mirabolantes, mas tendo a coragem de assumir aquelas desafiadoras. Por fim, transforme tudo em dados mensuráveis e, com isso, terá sua Visão de Futuro. De nada adianta imaginar  um futuro que não possa ser mensurável. Se houver na Visão a intenção de um determinado faturamento, ele deve ser desafiador, mas exequível, sendo acompanhado periodicamente, o que indicará a tendência de atingimento ou não.

Para reforçar a importância de uma boa Visão de Futuro, temos um caso interessante de uma empresa brasileira, contratada por uma famosa marca internacional para prestar serviços como representante no Brasil. No estudo de riscos feito, tendo a pergunta “e se?” foi criado um cenário em que esse contrato foi cancelado e, a partir daí, foi preciso estabelecer ações para criar novos negócios, independentemente do contrato. Um ano depois, quando, sem prévio aviso o contrato foi cortado, a organização estava preparada e conseguiu sobreviver satisfatoriamente.

A objeção que muito se ouve ao Planejamento Estratégico é que, tradicional- mente, os planos são engavetados, pois o empresário acredita que tendo definido Missão, Visão e Valores já fez a “lição de casa”, mas não é assim. As ações estratégicas devem ser desdobradas até a execução, ou seja, definir quais são as etapas a cumprir, quem será responsável por cada uma e em que data serão finalizadas.

Porém, é importante saber que é necessário monitorar o andamento das Ações Estratégicas pelo menos mensalmente para garantir que nada fique para trás e para promover as revisões necessárias no plano, uma vez que mudanças de cenário podem ocorrer no decorrer do tempo.

Nesse momento, a revisão do Planejamento Estratégico é fundamental para assegurar que ele esteja coerente com o cenário atual. Assim, é preciso alinhar os colaboradores e gestores para que todos tenham o mesmo objetivo e remem na mesma direção.

Quais os pontos necessários para repensar?

Como dito, o cenário atual tem contribuído bastante para que as empresas revejam os seus planejamentos estratégicos. Abaixo, temos alguns exemplos de focos necessários para rever nestes tempos de pandemia:

• Redefinição de metas e prazos;
• Objetivo de cada meta;
• Custos operacionais;
• Receitas para investimentos;
• Marketing.

REVISÃO DE RECEITA

A saúde financeira é algo que precisa ser cuidado de perto. Afinal, sem recur- sos é difícil uma empresa sobreviver. Logo, é necessário rever todos os contratos que a organização tem. Nessas horas, saber negociar será de suma importância! É preciso dar, portanto, um destaque especial para o conheci- mento das técnicas de negociação.

Além disso, ninguém quer perder vendas, contratos, parceiros e fornecedores. Mas o momento é de otimizar o que for possível para que as despesas não sobressaiam aos lucros.

INVESTIMENTO EM TECNOLOGIA

O uso da tecnologia passou a ser essencial para a sobrevivência de qualquer empresa. Ainda, ela será a sua melhor aliada para cuidar da saúde e segurança dos seus colaboradores. Além de ajudar o seu negócio a se manter em pé.

Muitos pensavam que essa transformação digital seria gradativa. Aliás, ela já ocorre há alguns bons anos. No entanto, 2020 mostrou que as empresas que não se adaptarem a essas mudanças poderão não permanecer ativas.

A tecnologia será fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa no pós-Covid-19. Portanto, é importante investir em recursos mais modernos para o seu negócio. Mas não saia aplicando o dinheiro sem entender sobre as diversas soluções existentes. Existem equipamentos e aplicativos necessários e outros não. Há funções que a sua organização precisará e outras não. Portanto, invista de acordo com suas necessidades. Busque sempre por conhecimentos e vale consultar especialistas.

Procure a melhoria da sua empresa para aumentar a produtividade, otimizar o tempo dos colaboradores e gerar uma capacidade maior de obter as informações corretas. Afinal, quando os dados estão concentrados em apenas um aplicativo, por exemplo, fica mais fácil encontrar e, consequentemente, ter uma tomada de decisão mais efetiva.

EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL  

Manter a eficiência organizacional em uma empresa é importante em qualquer período. Mas durante uma crise é fundamental! Isso porque ela só sobreviverá se tiver uma boa base e estrutura. Portanto, para isso, é preciso que a sua organização:

• Tenha uma equipe de frente para tomada de decisões de emergência;
• Saiba avaliar os riscos;
• Estabeleça mecanismos positivos de comunicação para informar os colaboradores com clareza;
• Dê o suporte necessário à equipe para que ela tenha um bem-estar físico e emocional;
• Tenha uma comunicação clara e objetiva;
• Ajuste os orçamentos, caso necessário;
• Melhore a gestão de risco.

Pessoas como elemento-chave neste cenário

Todas as operações e o próprio planejamento estratégico das empresas são um pouco diferentes. Isso porque a saúde e a segurança de todos da equipe devem estar em primeiro lugar.

Em resumo:

O planejamento precisa ser um processo participativo, contando com o engajamento de todos e começando pelo líder maior da organização. O alinhamento entre as pessoas que fazem parte da organização é um dos principais fatores para o sucesso do planejamento da empresa. Isso vale para empresas de qualquer tamanho e segmento de atuação.

Temos abaixo um pequeno roteiro que apresenta as etapas necessárias para a implantação de um Planejamento Estratégico, que vale para empresas de qualquer porte e segmento de atuação:

ETAPA 1: DIAGNÓSTICO 

Para começar, deve-se ter uma noção real da situação da empresa no atual momento.

Para isso, é importante reunir a equipe de trabalho para discutir quais pontos precisam ser melhorados no ambiente interno da organização. Percebendo também as oportunidades e ameaças do ambiente externo.

Essa metodologia é conhecida como análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities and threats). Trata-se de uma técnica de planejamento estratégico utilizada para auxiliar as empresas a identificarem as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas à competição nos negócios).

ETAPA 2: FILOSOFIA E DIRETRIZES ESTRATÉGICAS

Nessa etapa, são definidas a Missão, a Visão e os Valores (já citados anteriormente) da organização para que, além dos seus clientes, os próprios colaboradores também saibam como a empresa funciona e lida com os serviços que presta.

Você deverá construir o Mapa Estratégico com as Perspectivas e os Objetivos Estratégicos. Uma das metodologias usadas para definição dos objetivos estratégicos é o BSC (Balanced Score Card). Trata-se de uma ferramenta de gestão que consiste em um método para medir o desempenho de uma empresa. Muito usado para a gestão estratégica, está ligado a quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos, além de aprendizado e crescimento.

ETAPA 3: METAS E INDICADORES

 Essa etapa é uma das mais importantes, pois é aqui que será determinado aonde a empresa pretende chegar. Por meio da análise de dados da empresa, deve-se estipular o objetivo que quer conquistar. Você deverá:

• Definir as Metas (métricas financeiras, de marketing, de recursos humanos…) a serem conquistadas para cumprimento dos respectivos objetivos estratégicos. Sem impor metas absurdas e impossíveis de se atingir.
• Criar os indicadores que permitirão o monitoramento das metas. Se a empresa tem uma meta de alcançar um determinado valor de faturamento, o indicador a ser monitorado é o faturamento.
• Classificar os indicadores em estratégicos, táticos e operacionais e relacioná-los aos objetivos estratégicos.

ETAPA 4: PROJETOS E PROCESSOS

Após as metas serem estabelecidas, é o momento de planejar como atingi-las.

Para isso, é necessário criar um plano de ação por meio de projetos e processos, visando viabilizar a conquista dos objetivos definidos pela empresa, com as previsões de datas e os responsáveis.

Defina cada atividade necessária e o que os colaboradores irão fazer, eliminando as chances de trabalhos repetidos e sem valor agregado.

ETAPA 5: CONTROLE E GESTÃO

 O planejamento precisa ser um exercício contínuo e, para que ele tenha êxito, é importante o monitoramento de cada projeto e processo. Para isso, é preciso realizar reuniões periódicas de avaliação e acompanhamento de todo o planejamento, incluindo metas, projetos e processos.

Redefinir periodicamente o SWOT. O planejamento estratégico precisa ser reavaliado conforme seus resultados, entendendo o que funciona e o que precisa mudar para chegar aos objetivos estratégicos, metas e planos de ação.

Nessa fase, é o momento de implementar o PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Plan, que significa “Plano”, é a etapa em que se realiza a identificação ou a reanálise dos riscos e oportunidades. Nessa fase, os gestores devem apontar quais são as dificuldades em cada processo e quais são as melhorias pretendidas pela empresa.

Por meio dessas informações, a equipe deve ser capaz de formular um plano de ação que garanta a realização correta de suas funções.

Do, com o significado de “Fazer”, é a etapa da elaboração e execução das ações para otimizar os processos. Essa fase permite que os envolvidos no projeto consigam colocar em prática todas as suas tarefas, direcionando melhor os recursos e os esforços para alcançar resultados mais satisfatórios.

Check, que significa “Checar”, é a fase em que é feita a análise da eficiência de uma ação. Ou seja, os profissionais realizam a verificação dos resultados para assegurar que um determinado processo está tendo mesmo o efeito pretendido. É uma etapa importante para saber se a empresa está realmente indo pelo caminho certo.

E Action, com o significado de “Agir”. Nessa última fase do ciclo PDCA é realizada a padronização e a conclusão dos processos. Isto é, as equipes fazem um levanta- mento de todos os problemas encontrados. A partir daí começam a buscar soluções para melhorar ainda mais as atividades.

A execução do ciclo PDCA para cada risco e oportunidade encontrados é importante para ajudar a empresa a identificar os erros e as falhas com mais facilidade. Também permite que os gestores pensem em soluções mais assertivas para minimizar ou até mesmo impedir os problemas.

HORA DE COMEÇAR!

 A organização que consegue trazer o planejamento para a sua rotina terá muito mais chances de chegar aonde deseja, sem desperdiçar recursos e tempo.

Agora que você já sabe a importância de ter um planejamento estratégico, independente do momento, é hora de começar a colocar tudo em prática!

Adotando o método adequado, com tecnologias de apoio que facilitam o monitoramento, com o engajamento dos diversos níveis hierárquicos da empresa e devida capacitação, o que parecia muito teórico e complexo acaba se tornando prático e fácil.

Com isso, as empresas poderão enfrentar com mais confiança os novos tempos!

Por: Albert Selmikat professor e consultor parceiro da Gecompany, palestrante, coordenador nos cursos de Pós Graduação da FAAP com 23 anos de experiência com interface de fornecedores e gerenciamento do risco corporativo e gestão de projetos. 

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